Bisnis online memerlukan interaksi yang efektif dengan calon konsumen, salah satunya melalui pesan singkat. WhatsApp Business dapat menjadi perantara untuk meningkatkan interaksi antar pebisnis dan konsumen. Aplikasi ini didukung dengan fitur balasan cepat yang sangat optimal. Namun cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business tentunya perlu dipahami lebih dulu bagi pebisnis.
Pada dasarnya, fitur pesan otomatis ini bekerja dengan mengidentifikasi kata kunci yang telah ditetapkan. Sehingga pembuatnya dapat memilih kalimat yang umum untuk membalas sebuah pesan WhatsApp, contohnya berupa kalimat sapaan. Apabila pembaca sedang mencari panduan untuk menjalankan fitur tersebut, berikut cara yang dapat diterapkan dengan mudah:
Cara Membuat Pesan Otomatis di WhatsApp Business
1. Download WhatsApp Business
Sebelum mulai mempelajari cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business, pengguna smartphone perlu memasang aplikasi ini lebih dulu. Silahkan mengunjungi Play Store dan unduh aplikasi chatting tersebut. WhatsApp Business mulai diluncurkan sejak bulan Januari 2018 dan sangat populer di kalangan masyarakat, sebab layanan ini dibekali banyak fitur yang bermanfaat.
Adapun fitur yang paling membedakan dengan WA biasa yaitu adanya tempat untuk membuat profil bagi sebuah bisnis. Sehingga calon konsumen dapat melihat segala informasi mengenai produk jualan, meliputi pilihan menu, harga jam buka toko, hingga lokasi penjualan. Selain itu, aplikasi chatting ini juga tersedia secara gratis tanpa perlu biaya registrasi pembuatan akun.
2. Input Nomor HP yang Aktif
Registrasi yang dilakukan secara umum hampir sama seperti saat mendaftar WhatsApp biasa. Pengguna akan diminta untuk memasukkan data berupa nomor HP yang dimiliki. Pastikan nomor tersebut tidak dalam masa tenggang atau sudah tidak aktif lagi, sebab pengguna akan kesulitan dalam menerima kode OTP. Ketiklah kode OTP yang dikirimkan melalui SMS pada kolom yang tersedia.
Tidak memerlukan waktu yang lama, akun WhatsApp Business akan segera dibuat. Pengguna diminta untuk memasukkan nama serta foto profil dari akun tersebut. Sebaiknya isilah nama sesuai dengan nama bisnis yang sedang dijalankan menggunakan foto profil yang berkaitan dengan produk. Pengguna juga dapat memilih logo sebagai foto profil.
3. Isilah Profil Bisnis yang Dikembangkan
Pembuatan akun dirasa belum tuntas apabila pengguna belum mengatur profil dari bisnis yang sedang dijalankan. Mulai dari produk penjualan, jam buka, lokasi, dan informasi lain yang perlu diberikan untuk calon konsumen. Aturlah informasi tersebut pada pada bagian Settings, klik menu Business Settings dan pilih opsi Profiles.
Pada bagian ini silahkan melengkapi deskripsi toko atau produk yang dijual agar konsumen dapat mengetahuinya. Tambahkan alamat toko untuk konsumen yang ingin melakukan pemesanan secara offline. Selain nomor HP, pengguna juga dapat menambahkan kontak lain seperti e-mail dan akun media sosial. Terakhir, lengkapilah bagian katalog sesuai dengan produk-produk yang dijual.
Baca juga: Manfaat Media Sosial Untuk Bisnis Lokal
4. Atur Pesan Diluar Jam Kerja
Cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business dapat dimulai dengan menyiapkan balasan untuk pesan yang dikirim diluar jam kerja. Misalnya apabila toko beroperasi sampai jam 9 malam, maka pesan WA yang masuk di atas jam tersebut akan menerima balasan pesan otomatis. Bagian ini dapat diisi dengan ucapan terima kasih sekaligus permintaan maaf apabila toko sedang tutup.
Untuk mengaturnya, silahkan klik ikon titik tiga bagian kanan atas lalu pilih fitur Bisnis. Klik opsi ‘Balasan di Luar Jam Kerja’ lalu aktifkan agar dapat bekerja pada nomor WA tersebut. Aplikasi ini telah menyiapkan balasan default yang dapat langsung digunakan, akan tetapi pengguna juga dapat menyiapkan kalimat yang lain.
5. Buatlah Ucapan Salam dan Balas Cepat
Cara membuat pesan otomatis di WA Business yang paling penting untuk dilakukan yaitu mengatur bagian salam dan balas cepat. Pada bagian opsi ‘Salam’ tuliskan kalimat sapaan untuk calon konsumen yang mengirimkan pesan pertama kalinya. Pada bagian ini, pengguna juga dapat mengaturnya dengan menuliskan pertanyaan mengenai apa yang dibutuhkan konsumen.
Untuk fitur balas cepat, tentukan kalimat yang akan dijadikan sebagai balasan pesan dari konsumen. Pilihlah kata kunci yang paling umum ditanyakan orang lain, misalnya jam buka toko, alamat, produk, dan lain sebagainya. Dengan demikian, WhatsApp akan dapat mengidentifikasi setiap pesan yang diterima dan memberikan balasan otomatis yang sesuai.
Komunikasi dengan konsumen pada dasarnya merupakan sebuah kunci utama untuk membuatnya tertarik melakukan pembelian. Adapun cara membuat pesan otomatis di WhatsApp Business dapat menjadi alternatif yang bisa diterapkan agar dapat membalas pesan dengan cepat. Dengan demikian, konsumen akan merasa puas dengan sistem pelayanan dan tidak ragu untuk membeli lagi. Ini menjadi salah satu cara untuk meningkatkan omzet bisnis online Anda.
